Vertragsverwaltung VTM
Verträge und alle damit zusammenhängenden Dokumente werden mit dem SoftMate Vertragsmanagement effizient verwaltet. Zu jedem Vertrag werden die wichtigsten Merkmale erfasst. Auf Basis dieser Daten können dann Fristen überwacht, Erinnerungen verschickt oder Workflows gestartet werden. Oder ganz einfach eine schnelle Volltextsuche durchgeführt werden.
Die Felder der Erfassungsmaske sind projektspezifisch anpassbar. Hier ein Beispiel (zum Vergrößern anklicken):
Zum Vergrößern Bild anklicken
Kündigungsfrist automatisch errechnen
Zu jedem Vertrag wird die Kündigungsfrist und eine eventuelle Mindestlaufzeit erfasst. Das Vertragsmanagement errechnet dynamisch immer den nächstmöglichen Kündigungstermin und das Laufzeitende. Natürlich lassen sich auch feste Laufzeiten verwalten.
Erstellen der Wiedervorlage
Anhand des Wiedervorlage-Datums und des frei hinterlegbaren Empfängers wird in ELO eine Wiedervorlage (ELO Aufgabe) erstellt. Alternativ kann auf Wunsch eine Erinnerungs-E-Mail verschickt bzw. eine MS Outlook Aufgabe erstellt werden.
Eine Notes Unterstützung ist ebenfalls optional verfügbar.
Aktenstruktur
Die Aktenstruktur ist frei konfigurierbar.
Üblich ist eine Ablage nach Vertragsarten mit zusätzlichen Referenzen (Sichten) nach Vertragspartnern und/oder zuständigen Abteilungen.
Die Aktenstruktur (Register) je Vertrag ist ebenfalls konfigurierbar (Vorbelegung je Vertragsart). Je Vertragsart können auch bis zu 5 individuelle Felder definiert werden.
Reporting
Der Benutzer hat die Möglichkeit Liquiditäts- und Kostenpläne über alle Verträge hinweg dynamisch zu generieren. Ein Bericht wird durch die Angabe des spezifizierten Zeitraums angestoßen. Der Report kann auch als Excel-Mappe ausgegeben werden, um eine individuelle Weiterverarbeitung zu ermöglichen.
Fristenreport
Für die Verwaltung, Verfolgung und Einhaltung von Fristen kann der Fristenreport verwendet werden. Der Fristenreport ist darstellbar nach zuständigem Fachbereich, Vertragsarten oder möglichen Kündigungsfristen.
Zahlungsreport
Für jeden Vertrag können laufende Verpflichtungen (monatlich/jährlich) hinterlegt werden. Zusätzlich können noch Einzelzahlungen mit Fälligkeitszeitpunkt hinterlegt werden.
Der Zahlungsreport stellt alle (geplanten) Zahlungen in einem bestimmten Zeitraum aggregiert, wahlweise nach Monaten oder Quartalen, dar.
Sonstige Reports
Weitere Reports sind jederzeit projektspezifisch bei Bedarf möglich.
Kalendereintrag
Das SoftMate Vertragsmanagement bietet in Verbindung mit dem ELO Java-Client eine übersichtliche Kalenderfunktion. In dieser sind der Vertragsbeginn, das -ende sowie die unterschiedlichen Prüfungs- und Zahlungstermine farblich gekennzeichnet. Die Kalenderfunktion kann bei Bedarf auch mit anderen Terminplanern, wie zum Beispiel Microsoft Outlook, verknüpft werden.
Der ELO-Workflow
Vordefinierte Genehmigungsverfahren sorgen für transparente Prozesse innerhalb der Vertragsverwaltung. Eine Benutzerverwaltung mit eindeutigen Zuweisungen von Rollen und Verantwortungen erhöht die Sicherheit. Die Weiterbearbeitung, Versionierung, Archivablage sowie die Initiierung eines Freigabeszenarios, wie z.B. die finale Freigabe zur Vertragsunterzeichnung durch die Rechtsabteilung, erfolgen mit dem im Standard integrierten ELO-Workflow. Sowohl Änderungen an den Vertragsdaten, als auch der Verlauf der Workflow-Prozesse, werden von ELO protokolliert. So bleiben Vorgänge jederzeit nachvollziehbar.
Typische Workflowszenarien:
- Vertragsgenehmigung
- Kündigung
- Vertragsverlängerung
Weitere Funktionen
- Verknüpfung von Verträgen (z.B. Rahmenverträge mit den Einzelverträgen)
- Übersicht, welche Verträge sich in Abstimmung befinden
- Verwaltung und Versionierung aller zu den Verträgen gehörigen Dokumenten und Korrespondenzen
- Differenziertes Berechtigungs- und Zugriffskonzept
Typische DMS-Funktionen die selbstverständlich sind
- Versionierung von Dokumenten
- Volltextsuche
- Vergleich von Dokumenten
- Automatische PDF-Konvertierung
- Historisierung der Verschlagwortung, Freigaben und sogar der Zugriffe
