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Das Modul Ausleihsystem ist ein Zusatzmodul zur Vertragsverwaltung.
Das Ausleihsystem dient der Verwaltung von Originaldokumenten. Gerade beim Vertragsmanagement werden üblicherweise nicht alle Dokumente vernichtet, sondern im Original aufbewahrt. Dieser Ablageort lässt sich in der Vertragverwaltung einpflegen.
Müssen Originaldokumente, wie z.B. Baugenehmigungen, Pläne oder notariell beglaubigte Dokumente im Original vorgelegt werden, kann diese Ausleihe dokumentiert werden.
Hierzu erhält jedes Dokument einen Barcodeaufkleber. Wird das Dokument ausgeliehen, wird mit einer handelsüblichen Laserpistole der Barcode gescannt und die Ausleihe „verbucht“. Bei der Rückgabe erfolgt ebenfalls wieder eine Verbuchung. So herrscht immer Transparenz wer welches Dokument ausgeliehen hat (oder hatte). Auf Wunsch kann auch ein Leihschein ausgedruckt und unterschrieben werden, der ebenfalls per Barcodeerkennung automatisch archiviert wird.