Als Spezialisten für elektronische Archivierung bieten wir auch die "schlüsselfertige" Dienstleistung des Scannens von Altakten.
Von der Abholung über Scannen, Indizieren und Qualitätskontrolle bis hin zur Aktenvernichtung bieten wir alle Dienstleistungen aus einer Hand.
Egal ob 50 Ordner oder mehrere 100 laufende Regalmeter Ordner. Alles ist möglich.
schnell - sicher - preisgünstig
Die Leistungen im Detail:
- Abholung der Dokumente
- ständige umfassende Qualitätskontrolle - kein Blatt geht verloren
- Einsatz von Qualitätsverbesserungssoftware wie Kofax VRS
- Doppeleinzugserkennung
- beidseitiges Scannen
- Schrägeinzugkontrolle und Randausblendung
- Farbdokumente
- Indizierung manuell oder mittels Barcode
- Ausgabe auf Datenträger CD oder DVD (oder auf Datenträger ihrer Wahl)
- Dokumente als mehrseitiges TIF oder PDF (bei Farbe: JPG einseitig)
- fachgerechte Entsorgung der Papierakten mit Nachweis
Wir beraten Sie gerne!
Nehmen Sie unverbindlich Kontakt mit uns auf:
Hans Peter Heimsch, Telefon 0711 85977-0 oder auch per E-Mail Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!
FAQ Scan-Dienstleistung
(Sie können natürlich auch gerne anrufen !)
Wie bin ich sicher, dass alle Dokumente vollständig elektr. archiviert sind?
Umfangreiche Qualitätskontrollen durch Stichproben und Checklisten, nummerierte Dokumentencontainer. Qualifiziertes Personal scannt Ihre Dokumente.
Ist elektronische Archivierung überhaupt rechtlich zulässig?
Bin ich an ein bestimmtes Archivierungssystem gebunden?
SoftMate empfiehlt natürlich ELOprofessional. Selbstverständlich können Sie die Dokumente in ein beliebiges System einlesen. Sie erhalten die Dokumente auch völlig "neutral".
Was macht Scannen billiger?
- Entklammern der Dokumente, keine Plastikhüllen oder gefaltete Dokumente (solche Dokumente können natürlich in Dienstleistung für das Scannen vorbereitet werden).
- Schwarz/Weiß (Farbe ist natürlich möglich)
- Indizierungsaufwand gering halten. Idealerweise mehrere Blätter zusammenfassen (wenn es sein muss, indizieren wir jedes Blatt, wir beraten Sie gerne, was wirklich nötig ist)
- Einheitliche Papierformate und -stärken (vom dünnen Durchschlagpapier bis hin zum leichten Karton ist alles möglich)
- Papierformat A4 (es geht auch A3 oder A0 für Pläne)
Was heißt Indizieren bzw. was sind Metadaten?
Jedes Dokument enthält bestimmte Merkmale, nach denen Sie z. B. suchen möchten. Dies könnte der Kundenname, Kundennummer, ein Belegdatum oder ein Sachbereich sein. Diese Meta- oder Indexdaten (auch Verschlagwortung genannt) müssen zu dem jeweiligen Dokument erfasst werden. Dies geschieht entweder manuell oder automatisiert z. B. über Zugriff auf externe Applikationen.
