Der Markt für Scanner ist mittlerweile kaum noch überschaubar. Für die Nutzung im Bereich DMS müssen Scanner einige Anforderungen erfüllen. Um Ihnen die Auswahl zu erleichtern haben wir Ihnen einige Kriterien zusammengestellt die Ihnen die Auswahl des für Sie geeigneten Scanners erleichtern sollen. Sollten Sie Fachbegriffe noch nicht kennen, finden Sie die Erklärung im Scanner Glossar.
Ein- oder mehrseitig?
Müssen Sie mehrseitige Dokumente scannen? Dann wählen Sie einen Duplexscanner. Kommt das nur ganz selten vor können Sie auch einen preisgünstigeren Simplex-Scanner verwenden.
Format der Vorlagen
Haben Sie nur Vorlagen DIN A4 oder kommen auch A3- Formate vor?
Denken Sie an Sonderformate. Diese kommen speziell im Ausland sehr häufig vor.
Übrigens, ein DIN A3 Scanner kann DIN A4 querformatig scannen. Das kann bei vielen Dokumenten eine große Erleichterung sein. Sie müssen die Dokumente nach dem Scannen nicht mehr drehen.
Für sehr kleine Belege wie Tankzettel oder Kassenbons ist evtl. ein automatischer Einzug nicht geeignet und dafür ein Flachbett empfehlenswert. Für Pläne im Format A2 – A0 gibt es spezielle Scanner die die Pläne auch schonend abtasten. Bücher benötigen ein Flachbett oder einen Speziellen Buchscanner.
Vorlagenqualität
Denken Sie bei der Auswahl auch an die mechanischen Eigenschaften. Sind die Vorlagen besonders glatt, rau, verdreckt, vergilbt oder brüchig? Für diese Papierqualitäten bzw. Papierarten gibt es oft spezialisierte oder zumindest geeignete Scanner. Wir empfehlen eine Beleggutanalyse und empfehlen einen Test des Scanners.
Mechanische Anforderungen
Für das Scannen von Kreditkarten oder Ausweisen gibt es spezielle Einzüge. Für Kleinbelege (z. B. Parkscheine) oder Vorlagen die mechanisch nicht beansprucht werden dürfen ist ein Flachbettscanner zu empfehlen.
Tagesvolumen – Anzahl Scans (Peak)
Achten Sie auf das angegebene Scanvolumen. Es findet sich meist eine Angabe des Scannerherstellers der die maximale Menge je Tag (Peak) für einen Scanner angibt, bei der der Scanner einwandfrei funktioniert. Meist gibt es auch noch eine empfohlene Tagesmenge. Nach dieser sollten Sie sich richten.
Fassungsvermögen Einzug
Das Fassungsvermögen (Stapelgröße) des automatischen Einzugs (ADF) ist nach unseren Erfahrungen oft ein „optimistischer“ Wert. Wir empfehlen den Einzug nicht randvoll zu füllen. So laufen die Belege meist störungsfreier durch.
Doppeleinzugskontrolle
Gerade für das Scannen von Belegen im Stapelbetrieb ist eine Doppeleinzugskontrolle, z. B. per Ultraschall sehr zu empfehlen. So können nicht unbemerkt zwei Blätter auf einmal eingezogen werden. Sie stellen damit sicher, dass alle (!) Blätter vollständig digitalsiert sind. Gerade beim „Massenscannen“ kann der Scanoperator leicht übersehen dass Doppeleinzüge stattfinden.
Serviceanforderungen
Wie lange können Sie im Störungsfall den Scanner entbehren? Im Normalfall muss der Scanner zur Reparatur eingeschickt werden. Die Reparatur kann schnell ein Paar Tage dauern. Bei vielen Geräten kann ein Vor-Ort Service zusätzlich erworben werden.
Wartung
Auch ein Scanner benötigt Wartung. Denken Sie daran. Es ist wie beim Auto. Vorbeugende Wartung ist besser als liegenbleiben. Hierfür gibt es auch Serviceverträge oder die Möglichkeit gängige Verschleißteile auf Lager zu legen.
Scannerarten
Den richtigen Scanner für den jeweiligen Einsatzzweck finden Sie bei den Scannerarten. Abteilungsscanner, Netzwerkscanner und viele Andere.
Unsere Empfehlung: Im Rahmen Ihres DMS Projekts führen wir für Sie eine Beleggutanalyse durch und beraten Sie gerne.
Kaufen Sie nicht die Katze im Sack.
Es besteht auch die Möglichkeit ein Democenter zu besuchen und unterschiedliche Scannermodelle selbst kennenzulernen. Bei vielen Geräten können wir Ihnen auch eine Leihstellung anbieten.
KONTAKT:
Fragen zum Thema Barcode beantworte ich Ihnen gerne:
Hans Peter Heimsch, Telefon 0711 85977-0 oder auch per E-Mail Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!
