ELOprofessional speichert seine Dokumente im originären Dateiformat ab. Also Word als Wordfile, gescannte Dokumente als TIF oder PDF, Outlook als MSG usw. Die Dateien werden also keinesfalls verändert oder in irgendwelchen Datencontainern gespeichert.
Die eigentliche Speicherung der Dokumente erfolgt nicht in der Datenbank, sondern in einem geschützten Bereich des Filessystems. Das eigentliche Storagemedium ist dabei von ELO nicht vorgegeben. Der Archivierungsbereich ist durch entsprechende Berechtigungen sicher getrennt vom übrigen Speicher. Der Datenzugriff erfolgt nie durch die Benutzer selbst auf den Storage, sondern ausschließlich über den ELO Access-Manager. Die Unveränderbarkeit der Dateien ist bei ELO zusätzlich über Hash-Algorythmen sichergestellt.
Die ELO Benutzerverwaltung ist mit dem Active Directory koppelbar. Innerhalb des Archivs kann ein ausgefeiltes Berechtigungssystem mit Benutzerrechten, Gruppen und Rollen realisiert werden.
Es ist sogar möglich Dokumente des Archivs zu verschlüsseln. Dadurch sind sogar nicht einmal Administratoren in der Lage auf sensible Daten Dokumente zuzugreifen. Diese Vercryptung ist unabhängig von den Berechtigungen. Die Vercryptung wird hauptsächlich für Personalakten und Strategische Unternehmensdokumente eingesetzt.
