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Diese Schnittstelle bietet eine tiefe Integration zwischen der ERP abas Applikation und der DMS Software ELO. Der besondere Vorteil liegt darin, dass nicht nur ein- und ausgehende Belege archiviert werden, sondern komplette betriebliche Abläufe in elektronische Standardprozesse umgesetzt werden. Durch die Vielzahl der Funktionen, können bereits mit einer einfachen Standardinstallation Betriebsabläufe rationeller gestaltet werden.

ABAS Datenblatt

 

KONTAKT:

Fragen zum Thema "ELO Archive Link for ABAS" beantworte ich Ihnen gerne:
Daniel Molnar, Telefon 0711 85977-0 oder auch per E-Mail Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!

 

abas-Business-Software

Vollautomatische Archivierung aller selbsterzeugten Einkaufs- und Verkaufsbelege

Beispiele: Angebote, Lieferscheine, Rechnungen, Mahnungen, Fertigungsaufträge usw.
Die ausgewählten Belegarten können in der abas-Business-Software wie gewohnt ausgedruckt werden. Beim Drucken aus abas wird zusätzliche die Archivierung angestoßen.

Die Belege werden mit einem Hintergrundformular (dem jeweils aktuellen Briefbogen) versehen. Der ELO Automation Service indexiert die Dokumente und legt sie in der gewünschten Ablagestruktur in ELO ab.
Das lästige, manuelle Ablegen der Belege entfällt damit komplett.

 

Integration Ihrer Geschäftsprozesse

Integration von Businesslogik. Durch Scriptevents bzw. Nutzung der ELO Automation Services können anhand der Belegart individuelle Geschäftsprozesse ausgelöst werden. Hier einige Beispiele:

1. Freigabeworkflow anhand der Dokumentart Eingangsrechnung und der betreffenden Kostenstellen.

2. Automatische Anlage eines Kundenordners mit vorbeschrifteten Registern z. B. anhand eines Angebotes oder einer Auftragsbestätigung.

3. Logische Kopie: Der Beleg findet sich als Kopie in der Kundenakte und im Original im Bereich Buchhaltung. Physisch ist der Beleg jedoch nur einmal im Archiv gespeichert.

Originalablage im Bereich „Buchhaltung"; logische Kopie im Bereich „Vertrieb".

Durch Kennzeichnung aller Belege zu einem zusammengehörigen Vorgang, können alle Belege zu diesem Vorgang, egal wo in ELO archiviert, auf einmal angezeigt werden.

 

Archivierung von Papierdokumenten und E-Mails

Über ELO Standardprozesse können Papierdokumente z. B: Kundenbestellung, Lieferanten-angebot zum Vorgang sowohl im Bereich Verkauf als auch im Einkauf automatisch zugeordnet werden. Die Papierdokumente werden mit ELO komfortabel eingescannt. Gescannte Papierdokumente und elektronische Dokumente können über die ELO Postbox schnell und einfach mit abas archiviert werden.

Auf einem Bildschirm sehen Sie z. B. die E-Mail mit einer Kundenbestellung und auf dem anderen Bildschirm legen Sie den Auftrag in abas an. Auf Knopfdruck wird die Bestellung mit den Auftragsdaten versehen und automatisch in ELO archiviert. Die Ablage der Belege erfolgt immer vorgangsbezogen. Sie erhalten somit eine höhere Transparenz Ihrer Geschäftsprozesse.

 

 

Archivierung Eingangslieferscheine und Eingangsrechnungen mit Barcode
Barcode beim Buchen im Einkauf (spätes erfassen)

Das Barcode-Etikett wird auf den jeweiligen externen Lieferschein oder die Rechnung aufgeklebt. Beim Einscannen der externen Belege in die ELO Postbox wird der Barcode automatisch ausgelesen. Über den Barcode werden die Dokumente mit den Indexdaten aus abas verknüpft und in der ELO Struktur zum Vorgang (Bestellung) abgelegt. Der Barcode dient in ELO zur Erkennung mehrseitiger Dokumente.

Eingangsrechnung mit Barcode

 

Ausgangsbelege mit Barcode scannen?

Beispielsweise einen Fertigungsauftrag drucken Sie selbst. In der Produktion erfolgen jedoch handschriftliche Notizen über abweichende Materialien oder Verarbeitungen. Aus Qualitätssicherungsgründen sollten Sie diese Belege archivieren.

Der Fertigungsauftrag erhält bei der Erstellung einen Barcode und kann so später automatisch archiviert werden.
Auch Lieferscheine, die unterschrieben werden, können auf diese Art archiviert werden.

 

ELO Workflow beim Buchen im Einkauf (frühes erfassen)

Workflow-Beispiel „Rechnungsprüfung"

Alternativ und besonders bequem können die umfassenden ELO Workflow Funktionalitäten genutzt werden. Eingangsbelege werden über den Workflow zu den Sachbearbeitern weitergeleitet. Nach sachlicher und rechnerischer Prüfung wird am Ende des Bearbeitungsvorgangs der Beleg in abas gebucht. Die Barcode-Nummer wird in der Buchung in abas mitgegeben. Anhand der Barcode-Nummer erfolgt die vollautomatische Indexierung und Archivierung des Beleges in ELO. Auch das „vier-Augen-Prinzip" bzw. Aktionen ab einem bestimmten Rechnungswert sind möglich. Die Freigabe oder Ablehnung wird dokumentiert und protokolliert.

Jeder Bearbeitungsschritt, z. B. welcher Mitarbeiter hat wann welchen Beleg bearbeitet und genehmigt, wird protokolliert. Es kann jederzeit, auch nach Jahren, nachvollzogen werden welcher Mitarbeiter mit dem Dokument gearbeitet und Freigaben erteilt hat.

 

Vollautomatische Belegverarbeitung mit ELO DocXtractor

Eingangsbelege können mit diesem ELO-Modul durch einfaches Einscannen vollautomatisch erkannt, verbucht und archiviert werden.
Eingescannte Belege werden mittels einer selbstlernenden intelligenten OCR-Applikation erkannt.

Definierte, für die Buchung relevante Daten, z. B. Lieferantennummer, Bestellnummer, Artikelnummern, Beträge, Steuernummer, Bankdaten usw. werden ausgelesen und mit den Bestelldaten abgeglichen.
Ist eine zuvor definierte Übereinstimmung gegeben, kann der Beleg ohne weitere Prüfung „blind" und damit vollautomatisch verbucht werden.

Eine Kombination mit ELO Workflow, insbesondere für nur teilweise erkannte Belege ist möglich.
Manche ELO Kunden erreichen mit dem Modul DocXtractor eine vollautomatische Belegerkennung von über 90 %.

Der DocXtractor ist einsetzbar für die Rechnungseingangsverarbeitung, aber auch für Kundenbestellungen, Lieferscheine, Auftragsbestätigungen im Einkauf usw.

Weitere Informationen zu dem Modul ELO DocXtractor senden wir Ihnen gerne zu.

 

Belegrecherche – mit einem Klick zum Dokument!

Hier bietet die Schnittstelle gleich mehrere Möglichkeiten, äußerst schnell und bequem auf alle archivierten Belege und Vorgänge zuzugreifen.

1. Auslösen der Recherche mit einem Mausklick auf die jeweilige Belegnummer in der abas-Business-Software. Die hierzu verwendete Click & View Technologie erlaubt noch weitere Konfigurationsmöglichkeiten, z. B. Klick auf die Bestellnummer zeigt alle Belege zu einer Bestellung.

Click...

…and View! Einfacher geht’s nicht!

 

2. Über die Suchfunktionen von ELO. Nach allen vom Anwender konfigurierten Merkmalen kann gesucht werden.

Zwei Beispiele:
- Eingabe der Bestellnummer. "620591" in der Suchmaske zeigt den dazugehörigen Beleg
- Eingabe Debitorenname "BMW" in der Suchmaske zeigt alle Belege an die Firma BMW

Natürlich kann man die Suche auch per Datum eingrenzen.

Click&View-Konfiguration

 

3. iSearch – Die neue mächtige Suchfunktionalität von ELOprofessional/ELOenterprise
Über ELO iSearch können Sie auch im Volltext der Belege, ganz unabhängig von der Verschlagwortung suchen. So finden Sie z. B. auch eine fremde Artikelnummer, die in Ihrem System gar nicht angelegt ist. Ähnlichkeitssuche, Synonyme, „Meinten Sie“, Relevanz der Treffer, Gruppierungsmöglichkeiten usw. wie Sie sie aus Internetsuchmaschinen kennen, sind Standard.

 

GoBD

Revisionssichere Archivierung

Revisionssichere Archivierung – ELO erfüllt alle Ansprüche wie sie die Finanzverwaltung fordert (GoBD, ehemals GDPdU usw.).

Nachvollziehbare Historisierung

Alle Belege werden jeweils mit zum Zeitpunkt der Archivierung gültigen Rahmeninformationen, wie Briefbogen und Indexwerten gespeichert. Änderungen im Briefkopf und Lieferantennamen werden somit historisiert.

Mailarchivierung

Durch die Integration in Ihre Businesslogik wird die geforderte vorgangsbezogene Emailarchivierung ermöglicht.

 

Weitere Vorteile bereits im ELO Standard enthalten

Der Mehrwert durch die beschriebenen Schnittstellenfunktionalitäten wird ideal ergänzt mit den von ELO standardmäßig mitgelieferten Funktionalitäten: Microsoft Office Integration Volle Integration durch AddIns in Word, Excel, Outlook, Internetexplorer. + optional können selbsterzeugte Word-Briefe, Excel-Tabellen und E-Mails automatisiert dem jeweiligen Vorgang in ELO zugeordnet werden! Komfortabler Scanclient integriert weitere Anbindungsmöglichkeiten z. B. originäre CAD- und Bilddaten-Archivierung etc. Dokumente können direkt aus ELO als Anhang einer E-Mail versandt werden. volle ELO Funktionalität auch an einem Arbeitsplatz, an dem keine abas-Business-Software Lizenz verwendet wird. Einsatz elektronischer Signaturen. Mobile Nutzung mit ELO for Mobile Devices z. B. für iPad oder iPhone oder Offline mit ELO Notebook-MOBIL.

Intuitive Benutzerführung: Mehrfenstertechnik, dadurch leicht erlernbar, Leitz-Prinzip: Schrank, Ordner, Register Sicherheit: Dokumentenschutz durch Verschlüsselung, Rechteverwaltung bis auf Dokumentenebene. Mitarbeiter und gegebenenfalls Prüfer sehen nur was sie sehen dürfen! Investitionssicherheit durch Einsatz moderner Technologien wie SOA Dokumente unabhängig von abas Natürlich können Sie auch Dokumente un- abhängig von abas in ELO komfortabel archivieren. Denken Sie an - Verträge - Personalakten - Versicherungsunterlagen - Projektakten usw. Anbindung Ihres CRM, Fibu, weitere ERP-Systeme oder Lagerverwaltungssysteme

Voraussetzungen

Jasper Drucktool

Die Integration erfolgt in Zusammenarbeit mit Ihrem ABAS Partner

Außer der Schnittstelle ELO Archive Link for abas sind evtl. noch andere ELO Module erforderlich (ELO Barcode, ELO MOBIL, ELO XML Importer, ELO DocXtractor). Wir beraten Sie gerne.

Für die abas Integration ist eine bewährte Standardlösung verfügbar.
Auf Wunsch können natürlich individuelle Anpassungen und Optimierungen vorgenommen werden.