- Rechnungen und Verträge immer im Blick
Die neue ELOoffice Archivvorlage sorgt für Ordnung und mit nur einem Klick erzeugen Sie übersichtliche Auswertungen zu wichtigen Dokumenten wie Rechnungen, Verträgen und Personalakten. - Schlagworte blitzschnell übernehmen
Mit der neuen ELOoffice Texterkennung übernehmen Sie Informationen zu einem Dokument ganz einfach. Und mit Hilfe von OCR-Vorlagen gelingt die Verschlagwortung von wiederkehrenden Dokumenten noch schneller. - Ihre Daten perfekt gesichert
Die ELOoffice Datensicherung sichert Ihr ELO Archiv komfortabel auf einem frei wählbaren Medium. Wenn Sie möchten, auch in der Cloud. Konfiguriert wird die ELOoffice Datensicherung ganz einfach per Mausklick. - ELO MobileConnector
Mit dem ELO MobileConnector erhalten Sie über Ihr Handy oder Tablet überall Zugriff auf Ihre Dokumente. Arbeiten Sie offline daran, so können Sie Ihre Dokumente später mit dem ELO Archiv synchronisieren. - Perfekte Integration in Microsoft Office
Erstellen Sie Dokumente in Microsoft Word, Excel oder PowerPoint und archivieren Sie diese über ELO Makros mit nur einem Klick in ELOoffice. Sie können Ihre gewohnte Arbeitsumgebung damit einfach weiter nutzen. - Finden mit nur einem Klick
Mit ELO Click&Find finden Sie Ihre ELO Dokumente blitzschnell, egal woran Sie gerade arbeiten. Markieren Sie dazu einfach in einer beliebigen Anwendung den zu suchenden Text und starten Sie die Suche in ELOoffice mit einer einfachen Tastenkombination. - E-Mails ganz einfach organisieren
ELOoffice und Microsoft Outlook arbeiten perfekt zusammen: Über das ELO Makro legen Sie E-Mails mit einem Klick in ELOoffice ab und können diese später jederzeit weiter nutzen. - Scannen und Archivieren in einem Schritt
Wiederkehrende Belege legen Sie nach dem Scannen mit ELO Scan&Archive automatisch in Ihrem ELO Archiv ab. Die intelligente Texterkennung sorgt dafür, dass die wichtigsten Informationen zu einem Beleg gleich mitgeliefert werden. - Einfach drucken, archivieren und versenden
Ausgehende Dokumente bearbeiten Sie ganz einfach mit ELO Print&Archive. Mit einem Klick können Sie Ihre Ausgangsbelege aus beliebigen Applikationen heraus drucken, automatisch in Ihrem ELO Archiv ablegen und versenden. - Automatisierte Ablage per Drag-and-drop
Mit der ELO Dropzone legen Sie Ihre Dokumente ganz einfach per Drag-and-drop automatisiert und mit den relevanten Informationen versehen an der richtigen Stelle im Archiv ab.
Funktionsübersicht als PDF:
ELOoffice 11 Funktionsübersicht
Neuerungen seit der Version 10.0:
- ELO Print&Archive – Drucken, archivieren, versenden
In nur einem Arbeitsschritt Belege wie z. B. Angebote oder Rechnungen drucken, archivieren und per E-Mail versenden - direkt aus anderen Software-Applikationen wie bspw. aus einer Warenwirtschaft-Software heraus. - ELO Mobile-Connector – Mobiler Zugriff auf Ihre Dokumente
ELO MobileConnector ermöglicht Ihnen den mobilen Zugriff auf ausgewählte Ordner und Dokumente. Sie können diese aus Ihrem ELO-Archiv auf z. B. ein Tablet, auf Ihren eigenen Server oder einen Dienst synchronisieren und somit mobil auf diese Daten zugreifen. - ELO Click&Find – Die intiutive Suche
Einen Suchbegriff markieren, Suche starten und das Ergebnis direkt auf Ihrem Bildschirm anschauen: So einfach können Sie mit ELO Click&Find aus jedem Windows-Programm heraus neue Suchanfragen in Ihrem ELO-Archiv starten. - ELO DopZone – Automatisch logisch ablegen
Mit der ELO DropZone legen Sie Dokumente schneller und komfortabler im ELO-Archiv ab. Ziehen Sie Dokumente und Dateien einfach per Drag & Drop auf eine von Ihnen definierte Ablagekachel. Die Verschlagwortung und Ablage erledigt ELOoffice nach von Ihnen vordefinierten Regeln. - PDF-Unterstützung - Mehr Format-Möglichkeiten
Mit ELOoffice 10 können Sie auf PDF-Dokumenten Anmerkungen, sogenannte Annotationen, anbringen. Neben den bekannten Randnotizen stehen Ihnen jetzt auch Stempel und Marker auf PDF-Dokumenten zur Verfügung. - ELO ScanConnector – Automatische Belegerkennung
Wiederkehrende Eingangsbelege z. B. eingescannte oder per E-Mail erhaltene Belege wie Eingangsrechnungen oder Lieferscheine können von ELOoffice automatisch erkannt, verschlagwortet und im Archiv abgelegt werden. Der ELO ScanConnector verarbeitet unter anderem Tiff- und PDF-Formate.
Neuerungen als PDF:
ELOoffice 10 Neuerungen
Neuerungen seit der Version 9.0:
- Multifunktionsleiste – übersichtlich und intuitiv
Eine übersichtliche Oberfläche spart sehr viel Zeit bei der täglichen Arbeit. Anhand der neuen Multifunktionsleiste finden Sie die ELOoffice-Funktionen und Befehle jetzt sehr viel schneller und einfacher. - Haftnotizen und Stempel – einfach und effizient
Sie wollen wichtige Stellen im Dokument farblich hervorheben, stempeln oder eine Haftnotiz aufbringen? Mit ELOoffice müssen sie auf das vertraute Arbeiten mit Stift, Stempel und Notizzetteln nicht verzichten. Wie gewohnt versehen Sie z. B. im Archiv Haftnotizen auf Dokumente oder nutzen Standardstempel und selbst erstellte Stempel, um Unterlagen zu markieren. - Barcode – schnell und automatisiert ablegen
Barcodes sind bei der Archivierung ein ausgezeichnetes Werkzeug, um schnell und automatisiert eingehende Belege wie Rechnungen, Lieferscheine oder Verträge einfach zu verschlagworten und zu archivieren. ELOoffice bietet jetzt im Standard die Möglichkeit, die Barcodes auf Dokumenten auszulesen und zu verarbeiten. - ELO Connector – komfortabel archivieren
Sie wollen Ihren Scan- und Ablageprozess beschleunigen? Dafür bietet sich die Connector-Funktionalität an; Sie sorgt dafür, dass die Informationen aus den gescannten Dokumenten einfach ausgelesen und in die Verschlagwortung übernommen werden. - Vor-Verschlagwortung - vorhandene Infos nutzen
Nutzen Sie die vorhandenen Informationen eines Dokumentes wie Word, JPEG oder TIFF für eine direkte Verschlagwortung. Mit ELOoffice lassen sich ganz einfach vorhandene Dateiinformationen wie der Dateiname, das Datum oder die Dateigröße automatisch in die Verschlagwortung übernehmen. Bei gescannten TIFF-Dateien ist es möglich, den kompletten Volltext als Unterstützung für die Verschlagwortung heranzuziehen. - Stapelverschlagwortung – auf einen Schlag viele Dokumente verarbeiten
Mit der Stapelverarbeitung lassen sich eine Vielzahl an eingegangenen Dokumenten auf einmal verarbeiten. Mehrere zuvor markierte Dokumente werden so in nur einem Arbeitsablauf abgelegt. - Lernfähiger Ablageassistent – intelligent archivieren
Dieses Feature spart sehr viel Zeit bei der Archivierung. Der Anwender legt eine Dokumentenart (Ablagemaske) an, und ELOoffice schlägt automatisch einen intelligent gewählten Ablageort vor. Der Anwender kann auf die spezifische Definition eines komplizierten Indexaufbaus
verzichten. - Ablagepfade – automatisch anlegen
In der Ablagemaske kann hinterlegt werden, dass die Indexablage auch dann erfolgt, wenn das Ablageziel nicht gefunden wurde. In diesem Fall werden die fehlenden Ordner automatisch angelegt. Die automatische Ablage über die Indexinformation bietet einen schnellen Weg zum Speichern von Dokumenten, deren Ablageort sich aus der Verschlagwortung bestimmen lässt. - Wiedervorlagetermin bei der Ablage anlegen – termingerechtes Arbeiten
Legen Sie z. B. bei der Rechnungsablage automatisch einen Wiedervorlagetermin zur Kontrolle des Zahlungszeitraums an; termingerechtes Arbeiten ist somit gewährleistet. Beim Ablegen jeglicher Dokumente können Sie diese Funktion nutzen. - Dokumente als PDF versenden – sicher und komfortabel
Versenden Sie jedes druckbare Dokument direkt aus ELOoffice heraus als PDF. Die Umwandlung (Konvertierung) erfolgt beim Sendevorgang automatisch; Das Dokument im Archiv bleibt in seinem ursprünglichen Dateiformat erhalten. Damit ist gewährleistet, dass die Dokumente, unabhängig davon, in welcher Form sie im ELOoffice Archiv liegen, beim Empfänger als PDF angezeigt werden.
Neuerungen als PDF:
ELOoffice 9.0 Neuerungen
Neuerungen seit der Version 8.0:
- Neue intuitivere Benutzeroberfläche
Die Menüstruktur der neuen Benutzeroberfläche wurde angepasst Dem Anwender erschließen sich die ELOoffice Funktionen jetzt viel schneller und einfacher. Zudem lassen sich zur individuellen Gestaltung, unterschiedliche Farbschemata einstellen. - Automatischer lernfähiger Ablage Assistent
dieses neue Feature spart sehr viel Zeit bei der Archivierung. Der Anwender erstellt eine Ablagedefinition für eine Dokumentenart, so dass alle weiteren Dokumente dieser Kategorie dann nicht mehr manuell verschlagwortet werden müssen, sondern ihr Ziel automatisch finden. - Ablagepfade automatisch anlegen
In der Ablagemaske kann hinterlegt werden, dass die Indexablage auch dann erfolgt, wenn das Ablageziel nicht gefunden wurde. In diesem Fall werden die fehlenden Strukturelemente automatisch angelegt. - Checksummenprüfung
Bei der Neuablage eines Dokuments im Archiv wird eine Checksumme des Dokumenteninhalts gebildet. Mithilfe dieser Information kann dann später jederzeit geprüft werden, ob eine Manipulation des Dokuments vorliegt. - Als PDF Format versenden
direkt aus ELOoffice heraus kann jedes Dokument als PDF versendet werden, ohne das es im Archiv umgewandelt wird. Die Umwandlung (Konvertierung) geschieht beim Sendevorgang. Damit ist gewährleistet, dass die Dokumente, egal in welcher Form sie im ELOoffice Archiv liegen, beim Empfänger als PDF angezeigt werden. - Dokument ins PDF/A Format konvertieren
Für die Langzeitarchivierung ist es jetzt auch möglich Dokumente in das PDF/A Format zu konvertieren. Der Vorteil: Dokumente können auch noch nach Jahren gelesen werden. - Direktsuche
Über die Direktsuche können Dokumente rascher und einfacher wiedergefunden werden. Sucht ein Anwender alle Dokumente zu einem Begriff, steht ihm die Direktsuche zur Verfügung. In diesem Fall ist unerheblich, ob sich der Begriff in der Verschlagwortung, dem Volltext oder den Versionskommentaren befindet - alle Treffer werden aufgelistet. - Anzeige von ZIP Dokumenten
Der Inhalt von ZIP Dateien kann direkt im Preview Fenster in einer Baumstruktur betrachtet werden. Zudem können einzelne Dateien angezeigt oder gespeichert werden, ohne dass das Dokument vorher ausgecheckt werden muss. - Automatische Vorverschlagwortung
In der Ablagemaske kann für die Ablagezeilen hinterlegt werden, dass der Inhalt aus der Dateiinformation gewonnen werden kann. Als Quelle werden allgemeine Dateiinformationen, wie z. B. der Dateiname, das Datum oder die Dateigröße verwendet. Weiterhin können bestimmte Informationen, die der Windows Explorer unter „Eigenschaften" anzeigt, ausgewählt werden, wie z. B. der Autor oder der Titel. Bei JPEG Dateien kann zudem die vorhandene EXIF Information automatisch ausgelesen werden. Und bei gescannten Tiff Dateien kann der komplette Volltext als Unterstützung für die Verschlagwortung heran gezogen werden. Diese Informationen werden nur beim Anlegen der Verschlagwortung einmalig ausgelesen. Wenn diese später weiter bearbeitet wird, werden vom Anwender eingetragene Änderungen nicht mehr überschrieben. - DIA Modus
ELOoffice 8.0 verfügt jetzt über einen einfachen DIA Vorführmodus. Ausgewählte Dokumente/Bilder können damit hintereinander im Vollbildmodus angezeigt werden. - Wiedervorlagetermin bei der Ablage anlegen
Beim Ablegen von Dokumenten kann hinterlegt werden, dass bei der Ablage automatisch ein Wiedervorlagetermin angelegt wird. Hier kann z. B. bei der Rechnungsablage gleich ein Wiedervorlagetermin zur Kontrolle des Zahlungszeitraums erzeugt werden. - Behandlung von Dokumenten in der Postbox
In der Postbox können nun neben Tiff-Dokumenten auch PDF Dokumente geklammert oder entklammert werden. Das ist dann sinnvoll, wenn ein MFP-Scanner PDF statt Tiff Dokumente anliefert und diese in Einzeldokumente aufgetrennt werden müssen oder zu mehrseitigen Dokumenten zusammen gefasst werden müssen. - Sprachnotizen zu einem Dokument
Zu einem Dokument kann nun leicht eine Sprachnotiz als Dateianbindung erstellt und hinterlegt werden. - Drag & Drop von Dokumenten in den Explorer
Dokumente können direkt per Drag & Drop aus der Archivansicht, der Suchansicht oder der Postbox auf ein Windows Explorerfenster oder den Windows Desktop gezogen werden.
Neuerungen als PDF:
ELOoffice 8.0 Neuerungen
Neuerungen seit der Version 7.0:
- Treeview im Archiv
statt der herkömmlichen Listenansicht wird nun die benutzerfreundliche Ansicht der Dokumente innerhalb einer Baumstruktur (Treeview) ermöglicht. - Anzeigeoptionen im Treeview
als wichtig markierte Indexwerte können in der Treeview zusätzlich zur Kurzbezeichnung angezeigt werden. - Mehrfachselektion
mit dem Treeview können mehrere Dokumente/Elemente auf der rechten Seite gleichzeitig selektiert werden, z. B. für den Versand per E-Mail. - Benutzeroberfläche in neuem Design
- Doubleview
Dokumente in der Versionskontrolle können miteinander verglichen werden. - Soundslike-Suche
ermöglicht es, ähnliche Schreibungen eines Begriffes zu finden, z. B. Mayer/Meier. - Anzeige der letzten Suchabfragen
per Mausklick kann eine Liste der schon einmal ausgeführten Suchabfragen aufgerufen werden. - Profilverwaltung
Über verschiedene Profile können sowohl lokale als auch Archive im Netzwerk verwaltet werden. - Stichwortlistenauswahl per Dialog
Stichwortlisten können wahlweise in einem Dialogfeld angezeigt werden und nicht nur per Kontextmenü. - Direkte Haftnotizen
eine weitere Form von Haftnotizen kann auch direkt auf dem Dokument angebracht werden. Diese Funktionalität steht für alle Rastergraphik-Formate zur Verfügung, z. B. TIF, BMP, JPG, PNG usw. - Unterstützung für OpenOffice.org 2.0 und Star Office 8.0
- Konsistenzprüfung für die Datenbank
- Verbesserte Volltext-Engine
- Neues Anwenderrecht 'Versionen löschen'.
- Erweiterte Dokumentenanzeige
Die direkte Dokumentenanzeige wurde um über 10 neue Dateitypen erweitert. - Dauerhaftes Entfernen gelöschter Versionen.
- Erweiterung der Reportoptionen
die Optionen für den Archivreport wurden erweitert. - Überarbeitung des Funktionsbereichs Suchen
- Neues Konzept für Dokumentenvorlagen
Hierarchische Sortierung, Zugriffsrechtesteuerung und Versionskontrolle sind nun verfügbar. - Seite erneut scannen
in der Postbox kann der Scanvorgang wiederholt werden, falls das Ergebnis unzureichend ist. - Neue Optionen zur 'Anzeige'
die Performance des Programms kann beim Anzeigen von Dokumenten erhöht werden. - Dynamische Zuweisung von Anzeigefiltern
Auch Textdateien ohne die Endung *.txt können nun im Archiv anzeigt werden, z. B. *.xml, *.ini, *.pl, *.cgi, usw. - Erweiterte Postbox
nach Ablage eines Dokuments können in anderen Bereichen des Archivs automatisch Referenzen auf das gerade abgelegte Dokument erzeugt werden. - Export von Stichwortlisten
Bei dem Export von Dokumenten und Strukturelementen können dazugehörige Stichwortlisten auch exportiert werden - Dokument einfrieren und signieren (erfordert zusätzliche Signaturkomponente)
Der augenblickliche Zustand des Dokuments wird in einer TIFF-Datei gespeichert und diese anschließend mit der Signaturkomponente signiert. - Stapelsignatur
mit einer zusätzlichen Signaturkomponente können ganze Dokumentenstapel qualifiziert digital signiert werden.
Neuerungen als PDF:
ELOoffice 7.0 Neuerungen
Neuerungen seit der Version 6.0:
Systemerweiterungen:
- Objekte können über Ebenen verschoben werden
- Direkte Haftnotizen
- Erweiterte Outlookanbindung mit automatischen Lösch- und Übertragungfunktionen
- Zeitschrankendefinition bei der Outlookanbindung
- Import von Dateien und Verzeichnissen aus dem Windows Explorer
- Automatisches Erzeugen einer Verzeichnisstruktur beim Import von ganzen Ordnern
- Selbsttragende Archiv können aus Teilarchiven erzeugt werden
- Indexfeldtyp "Thesaurus" steht für die Recherche zur Verfügung
- Verschiebbare Indexfelder im Ablagemaskeneditor
- Dokumententypen werden durch einstellbare Icons sichtbar gemacht
- Individuelle Icons für Ordner und Verzeichnisse im ELO
- Scanoptimierung durch automatisches Geraderücken des Dokuments
- Verbessertes Schwarz-Weiß-Scannen
- Erweitertes Suchen und Recherchieren
- Ordner und Dokumente können auf den Funktionsbereich "Suchen" gelegt werden. Damit sind hier eine Mehrfachselektion und anschließende Weiterverarbeitung möglich
- Integrierter Viewer zum Anzeigen von zertifiziert signierten Dokumenten
- Direkte Verschlagwortungsanzeige
- Individuelle Einstellung der direkten Verschlagwortungsanzeige
Archivsicherheit:
- Schreibschutz für Ablagepfade
- Im Funktionsbereich CheckOut und CheckIn können ganze Verzeichnisse mit den enthaltenen Dokumenten gleichzeitig bearbeitet werden
- Erweiterte Sicherheitsmechanismen im Funktionsbereich Bearbeiten (CheckIn und CheckOut)
Modularität und Skalierbarkeit:
- Aktivitäten- und Aufgabenmanagement
- Dokumente werden mit Aktivitäten verbunden; Aktivitätenliste zum Dokument
- Unterstützung von OpenOffice und Staroffice
- Dia-Vorschau und erweiterte Möglichkeiten zur Archivierung von digitalen Bildern
Neuerungen als PDF:
ELOoffice 6.0 Neuerungen
KONTAKT:
Fragen zum Thema Dokumentenmangement beantworte ich Ihnen gerne:
Daniel Molnar, Telefon 0711 85977-0 oder auch per E-Mail Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!